Es war wieder soweit, Stephan betrat mein Büro und begann den Meetingtisch vorzubereiten… “Ja, es muss sein, wir müssen noch 127 Features besprechen…” sprach er und räumte weiter. “Ach ja… Prio-Meeting – ist ja schon wieder”, dachte ich so bei mir und nach und nach trafen sie alle ein, Produktmanager, Architekt, Entwicklungsleitung, CTO, Vertreter aus dem Sales, dem Marketing und nicht zu vergessen vom Customer Support. Manche überpünktlich, manche irgendwann.

Und los ging es. Feature eins kam auf den Screen.

Architekt: “oha! Das sieht aber aufwändig aus. Da müssen wir die ganze Architektur umstellen…”

Sales: “Dieses Feature benötige ich unbedingt, damit gewinne ich Kunden xy. Der ist sehr wichtig!”

Customer Support: “Ja aber zuerst sollten wir über die Fehler im Modul xy sprechen, da haben wir etliche Tickets im System…”

Entwicklungsleitung: “Das ist doch bereits eingeplant, in der Version 12.8, die kommt am…”

Produktmanagement: “Was? das steht doch gar nicht auf der Roadmap…”

Marketing: “Apropos Roadmap, wann bekommen wir denn endlich die neue Roadmap für die nächsten drei Jahre?”

Sales: “Ja genau, meine Kunden fragen auch schon danach, schließlich …”

Customer Support: “Verkauft doch erstmal was da ist und nicht immer, was noch kommt.”

Architekt: “Wir haben vor allem noch die Probleme mit der Kapazitätsauslastung der Juggerthreads im Colonial-Packet… unter den Umständen”

Alle: “Häh?”

Sales: “Damals, als die CeBIT noch zwei Wochen dauerte, da …”

“Ohhh nein, jetzt geht DAS wieder los”, denke ich und wünschte mir, dass ich hier rauskäme und dachte an die Zeiten, in denen alles viel einfacher und besser war, wo wir viel und schnell geschaffen haben und es keine solchen Meetings gab… Ach, war das schön (bitte jetzt an umherfliegende Schmetterlinge denken und Vogelgezwitscher hören, den warmen leichten Wind auf der Haut spüren und so weiter). Was ist das für ein Rauschen? Ist es ein Bach? Ein Schwall ist es, ach ja, ein Redeschwall – 15 Minuten sind um und alle reden und wir sind noch bei Feature 1.

STOP!

“Mark, was ist dem Marketing wichtig?”, fragte ich. “Nun mir ist wichtig, wie ich ein Feature vermarkten kann, wie es in unsere aktuelle Story passt und ob ich unsere wichtigen Marktsegmente damit erreichen kann. Wenn es DAS KILLERFEATURE für die nächste Messe ist, ist es mir besonders wichtig.” “Danke, Mark.”

“Sam, der Sales, was benötigt er?” Sam probierte sich kurz zu fassen, hier der Extrakt: “Wir müssen aktuelle Aufträge gewinnen, da kommen immer noch mal Kleinigkeiten bei den Tests beim Kunden hoch. Ich brauche eine Geschichte, die ich erzählen kann, dass es sich lohnt auch weiterhin in unsere Firma zu investieren und ich gewichte die Features am Umsatzpotential, welches an den Features hängt.”

“Archi, die Architektur schaut auf welche Aspekte bei den Features?” …

Ich mache es kurz: Jeder sieht seine eigenen Aspekte bei einem Feature und jeder verfolgt eigene Ziele, lebt in seiner Welt und spricht eine eigene Sprache. Und alle wollen gemeinsam erfolgreich sein. Die Aspekte der einzelnen Parteien sind unterschiedlich wichtig für den Gesamterfolg der Firma und ebenso abhängig von Phasen, wie es der Firma gerade geht, in welchem Zustand die einzelnen Abteilungen sind, wo kritische Probleme stecken.

In diesen Meetings, also Meetings in welchen entschieden werden muss, was getan wird und unterschiedlichste Aspekte eine Rolle spielen, kommen wichtige Mitarbeiter des Unternehmens zusammen und bieten ihren Blickwinkel an. Dies führt häufig zu Missverständnissen und zu Diskussionen, die vom Kern des Problems fortführen, sozusagen vom Hölzchen aufs Stöckchen.

Und im Gegensatz zum derzeitigen Schulsystem, wo Antworten und Lösungsweg klar sind, ist dies im Business nicht der Fall. Es gibt keinen klaren Lösungsweg, alles ist irgendwie unscharf. Ich kann nicht “ja” oder “nein” sagen. Viel Geld wird in diesen Meetings verwendet um zu entscheiden, welche Option die beste ist oder was als nächstes getan werden kann. Und oftmals wird es vertagt.

Wie ich nun dieser Hölle entkam? Nun folgende 7 Dinge habe ich dafür benötigt:

  1. Verstehen, was der einzelnen Partei wichtig ist und diesem Aspekt einen Namen geben.
  2. Nachdem alle Aspekte auf dem Tisch liegen gemeinsam darüber befinden, welche Aspekte mehr wiegen als andere (eine Gewichtung geben).
  3. Eine Regel einführen, die besagt, wenn die Diskussion ausufert, hat jeder das Recht, die Teilnehmer auf´s Thema zurückzuführen.
  4. Einen Zeitrahmen festlegen, in welchem eine Entscheidung zu fällen ist, wenn es nicht in einer gewissen Spanne entschieden werden kann – zum Beispiel 6 Minuten, muss nachgearbeitet werden, die Option ist offensichtlich nicht klar genug.
  5. Nicht jeder kann alles bewerten, also benötige ich eine Möglichkeit, dieses abzubilden und ggf. für die einzelnen Teilnehmer eine “Dazu kann ich nichts sagen”-Option hinzuzufügen.
  6. Eine Agenda und klar priorisierte Ergebnisliste für das Meeting.
  7. Die Möglichkeit auch von Remote teilzunehmen oder sogar “offline teilzunehmen”.

Dies kann man einfach selbst gestalten oder, wie wir es tun, den “whoosh prioBuzzer” verwenden. Seitdem freue ich mich wieder auf diese Meetings und kann sogar Dinge bereits vorbereiten und meine Stimme abgeben und dann ggf. auf Grund der Diskussionen meine Meinung noch einmal korrigieren und anpassen. Am Ende erhalten wir ein klares Ergebnis und das gute Gefühl kein “nato-meeting” (nato: no action – talk only), sondern ein sinnvolles und produktives Treffen gehabt zu haben. Himmlisch.

Wenn dich das Interessiert: Melde dich doch für unser aktuelles prioBuzzer Webinar an.